Účtovnícka nočná mora: bločky v e-mailoch, prílohy v chaose

Ste účtovná firma, nie poštová schránka. Je čas zaviesť digitálny poriadok.

Každý, kto vedie účtovnú firmu, to pozná až príliš dobre. E-mailová schránka denne zaplavená desiatkami príloh – faktúry, bločky, výpisy, fotografie z mobilu, a ešte k tomu správy typu „už som to poslal“, „nájdete to v prílohe z minulého týždňa“ alebo „to mal poslať môj kolega“.

Aj keď máte spoľahlivý účtovný softvér, tento chaos vám komplikuje každodennú prácu. Namiesto účtovania trávite čas organizovaním podkladov, preposielaním e-mailov a zisťovaním, čo už je a čo ešte nie je spracované. A najmä – nikto presne nevie, kto, čo a kedy nahrával.

Účtovníctvo je len polovica systému

Moderné účtovníctvo si vyžaduje viac než len spoľahlivý softvér na výpočty DPH, účtovné uzávierky či mzdy. Aby bol proces skutočne efektívny, musíte vyriešiť aj druhú polovicu rovnice: tok klientskych podkladov.

To znamená mať digitálne prostredie, kde sa s dokladmi pracuje systematicky, nie chaoticky. Miesto, kam klienti nahrávajú faktúry bez nutnosti vysvetľovania. Miesto, kde účtovníci vidia všetko, čo potrebujú – bez hľadania a bez výhovoriek.

„Digitálne kancelárie“ účtovných softvérov nestačia

Mnohí dodávatelia účtovného softvéru dnes ponúkajú nadstavby pre zdieľanie dokumentov. Nazývajú to „digitálna kancelária“. Problém je v tom, že tieto riešenia sú často neškálovateľné a drahé.

Účtujú sa poplatky za každého klienta zvlášť – a to znamená, že čím viac klientov obsluhujete, tým rýchlejšie vám rastie účet. Pri 100 klientoch môže mesačná suma za takýto systém ľahko prekročiť 800 €.

A čo je horšie – väčšinou ide o uzavretý systém, pevne zviazaný s konkrétnym softvérom. Nemáte žiadnu flexibilitu, žiadnu kontrolu nad dátami, žiadnu možnosť optimalizácie.

Naše riešenie? Rovnaká funkcia. Tretinová cena.

My vo firme Blueit.sk sme navrhli systém, ktorý spĺňa všetky tieto požiadavky, ale bez poplatkov za každého jedného klienta. Naše riešenie má fixné náklady bez ohľadu na počet klientov, beží na slovenských serveroch, má plnú správu, zálohovanie, audit aj bezpečnostné protokoly. Pri tej istej funkcionalite ako tzv. digitálne kancelárie je náš systém 3-krát lacnejší a flexibilnejší.

Prípadová štúdia z praxe

Účtovná firma s piatimi účtovníkmi a stovkou klientov za nami prišla s tým, že nezvláda tok dokladov. E-maily, Dropboxy, telefóny, USB kľúče, WhatsApp – podklady chodili z každej strany. Výsledok? Chýbajúce doklady, zmeškané termíny a frustrácia na oboch stranách.

Nasadili sme centrálne úložisko, kde mal každý klient svoj priečinok. Prístup mal len jeho účtovník. Všetko bolo zálohované, verzované a k dispozícii nonstop. Klient presne vedel, kam čo nahrať. Účtovník mal všetko na jednom mieste.

Po troch mesiacoch: – počet e-mailov s prílohami klesol o 75 %– zmizli duplicity a „stratené“ doklady– tím ušetril v priemere 10 hodín mesačne na komunikácii– klienti získali profesionálny dojem a prehľad

Dôvera a kontrola – bez kompromisov

S naším riešením máte:

• Vlastný digitálny priestor pre každého klienta.

• Prístupové práva pre jednotlivých účtovníkov

• Históriu zmien a auditné stopy

• Automatické zálohovanie a bezpečné šifrovanie

• Dáta uložené na serveroch v SR, v súlade s GDPR

A to všetko bez poplatkov za počet klientov. Bez vendor lock-in. Bez limitov.

Ste pripravení prestať byť poštovou schránkou?

Účtovníctvo má byť presné, čisté a organizované.Dokladový chaos vám v tom bráni.

Zaveďte systém. Jednoduchý, prehľadný a plne pod vašou správou.Dajte klientom jedno miesto, kde nahrávajú všetko.A sebe pokoj, kontrolu a čas na to, čo viete najlepšie – účtovať.

Kontaktujte nás ešte dnes

Radi vám ukážeme, ako môže vyzerať digitálny poriadok vo vašej firme. Či máte 5 klientov alebo 500, systém nastavíme na mieru vašej veľkosti. Nasadenie zvládneme za pár dní. Výsledky uvidíte do pár týždňov.

Ozvite sa nám: www.blueit.sk IT pre účtovné firmy. Premyslené. Bez kompromisov.